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Digitales arbeiten in einer digitalen Digitalagentur

Während einige Firmen vor enormen Schwierigkeiten stehen, ihre Arbeitsprozesse digital abzubilden und zumindest einen Teil der Arbeit von einem anderen Standort aus zu verrichten, haben wir von Beginn an für unsere Agentur auf digitale Lösungen gesetzt.

Bis auf die physische Ablage der Buchhaltung setzen wir vollumfänglich Cloudlösungen ein. Das Know-how, welches wir dadurch über fünf Jahre aufgebaut haben, könnte in diesen Tagen gewissen Empfängern unserer Liste unter Umständen helfen, sie unterstützen oder zumindest anregen.

Kurz und knapp gefasst findest du nachfolgend eine Übersicht unserer Tools mit den jeweiligen Herstellerlinks. Vielleicht hast du ja die nächsten Tage per Zufall Zeit, um das eine oder andere davon auszuprobieren.

Falls du weitere Fragen hast, stehe ich dir gerne zur Verfügung.

Vorerst aber nur digital.

Übersicht

Slack – Fürs Chatten perfekt

Für den schriftlichen, internen Austausch verwenden wir ausschliesslich Slack. Klar kommt das eine oder andere per E-Mail rein und wird kurzerhand weitergeleitet. Jedoch findet 99% unserer internen Kommunikation aktuell über Slack statt. Slack eignet sich vor allem für teaminterne Kommunikation, da sich Externe erst mit der kostenpflichtigen Version einladen lassen. Das Gleiche gilt für Konferenzen mit mehr als 2 Personen.

Vorteile: Kostenlose Version vorhanden. Schneller Einstieg und sehr gute Apps.

Nachteile: Telefonkonferenzen müssen manchmal nach ca. 20 Minuten neu gestartet werden.

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Microsoft Teams – Chatten und Telefonieren in einem

Da wir für E-Mails Microsoft Office 365 verwenden, haben wir bereits eine kostenpflichtige Microsoft Teams Lizenz. Mit dem Wechsel ins Homeoffice wollten wir die Gelegenheit nutzen, unsere Kommunikation auf Teams umstellen zu können. Nach kurzen Tests haben wir jedoch entschieden, Teams nur noch für die internen Videocalls zu nutzen, da die Performance für Videocalls zwar sehr gut ist und Teilnehmer jeweils einzeln hinzukommen können, die Performance der Chats aber bisher zu wünschen übrig lässt.

Vorteile: Kostenlos, wenn Office 365 bereits im Einsatz ist. Video und Tonqualität sind sehr gut. Könnte sogar mit neueren Telefonanlagen gekoppelt werden.

Nachteile: Externe Benutzer können nur beschränkt eingeladen werden. Performance und Aufbau der Apps lassen im Moment zu wünschen übrig. 

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Skype – Der heimliche Champion

Skype kann fast alles, was Slack und Teams auch können. Jedoch liegt der Fokus woanders. Während bei Slack und MS Teams Gruppen in einem Workspace arbeiten, basiert Skype auf Kontakten. Dadurch entfällt zwar die Übersicht an Unterhaltungen und Channels, ermöglicht es aber auch mit externen Personen zu kommunizieren.  

Vorteile: Kostenlos. Video und Tonqualität sind sehr gut. Externer Kontakt möglich.

Nachteile: Nicht übersichtlich. Projekt- und Organisationsstrukturen lassen sich sehr schwer abbilden.

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Dropbox – Daten und Transfer

Unsere digitale Datenablage in den Wolken. Ja, wir verwenden Dropbox. Weil ich fest davon überzeugt bin, dass eine zentrale Verwaltung der Daten sicherer ist als lokale Ablagen in einem Büro. Dropbox bietet neben der Datenablage die Möglichkeit, grössere Daten per E-Mail zu senden (Alternative zu WeTransfer) und ein ausgeklügeltes Notizsystem namens Dropbox Paper.

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1Password – Sichere Passwörter

1Password ist unser Türsteher. Mit 1Passwort pflegen wir alle unsere tausende Logins, sowie diejenigen unserer Kunden. Gesichert über ein einfaches, aber sicheres Drei-Stufen-Login, können verschiedene Tresore erstellt und jeweilige Logins darin gespeichert werden. Auch hier gibt es eine Teamlösung mit Berechtigungskonzept, sowie Apps fürs Handy und den PC/Mac. 

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Asana – Projektverwaltung

Mit Asana verwalten wir Tasks, Projekte und Mandate. Durch die einfache Integration von externen Projektmitgliedern können Workspaces einfach geteilt werden. Zusätzliche Felder und private Boards sind in der Premium-Edition erhältlich. Für kleinere Teams reicht die kostenlose Version in den meisten Fällen aber aus.

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Toggl – Stundenerfassung

Mit mehr als 20 gleichzeitigen Mandaten und Projekten verliert man schnell die Übersicht, wann, wie lange an welchem Projekt gearbeitet wurde. Mit Toggl hat jeder Mitarbeiter einen Timer, den er auf das jeweilige Projekt setzen kann. Dadurch können wir gezielt Stunden analysieren, hinterfragen und wo nötig korrigieren.

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Bexio – Rechnungen und Buchhaltung

Bexio ist ein Paradebeispiel für Cloudlösungen. Während etablierte ERP-Anbieter aus der Schweiz den Digitalisierungstrend zu spät bemerkt haben, ergab sich ein Zeitfenster für cloudbasierte ERP-Lösungen. Dieses hat sich Bexio zunutze gemacht. Auch Bexio hat an gewissen Punkten seine Schwächen und Macken, nichtsdestotrotz ist das gesamte Rechnungswesen sowie die Finanzbuchhaltung in der Cloud und kann in Zeiten wie diesen uneingeschränkt genutzt werden.

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